CESOP-Regulierung und das VIES-System

Die Umsatzsteuer-Regulierung CESOP, auch bekannt als „Council Directive on the Common System of Value Added Tax“ (Richtlinie des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem), ist ein grundlegendes Regelwerk der Europäischen Union zur Harmonisierung der Umsatzsteuer in den Mitgliedstaaten.
Für das Reporting von grenzüberschreitenden Geld-Transaktionen ergeben sich daraus für Banken und Zahlungsdienstleistern neue Meldeverpflichtungen. Insbesondere die regelmäßige Überprüfung von USt-IdNrn. steht hier im Fokus, um die geforderte Richtigkeit von gemeldeten Daten zu gewährleisten.

Die CESOP-Regulierung und die Integration des VIES-Systems: Umsatzsteuer-Compliance für Banken

Die Harmonisierung der Umsatzsteuerregelungen innerhalb der Europäischen Union (EU) ist ein grundlegendes Anliegen, das durch die CESOP-Regulierung vorangetrieben wird. Diese Richtlinie, offiziell als „Council Directive on the Common System of Value Added Tax“ bekannt, legt Standards fest, die sicherstellen sollen, dass die Umsatzsteuer in den Mitgliedstaaten einheitlich angewendet wird. Insbesondere für Banken, die grenzüberschreitende Geldtransaktionen durchführen, ergeben sich daraus spezifische Compliance-Herausforderungen.

Informationen zu grenzüberschreitenden Zahlungen müssen regelmäßig an das BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) durch ein CESOP-Reporting übermittelt werden und sind im § 22g UStG geregelt. Die von der Bank bzw. dem Zahlungsdienstleister aufzuzeichnenden, aufzubewahrenden und zu übermittelnden Informationen ergeben sich aus § 22g Abs. 1 Satz 1 UStG. Dabei hat die Bank bzw. der Zahlungsdienstleister die Vollständigkeit und Richtigkeit der zu übermittelnden Informationen vor der Übermittlung sicherzustellen. Die Anforderungen an die zu übermittelten Datenelemente erinnern an die steuerlichen Verpflichtungen, wie sie bereits von den Anforderungen von FATCA/CRS, DAC6, DAC7 und DAC8 bekannt sind. Laut BZSt kann die Übermittlung von Zahlungsdaten ab dem 1.04.2024 über die Produktionsumgebung („MDS-PROD“) erfolgen. Zu den Übermittlungsfristen erläutert das BZSt nach § 22g UStG folgendes: „Die Übermittlung der Daten muss jeweils nach Ablauf des Kalendervierteljahres erfolgen. Die Übermittlung muss spätestens am Ende des Kalendermonats erfolgen, der auf das Kalendervierteljahr folgt, auf das sich die Daten beziehen. Die erstmalige Übermittlung von Daten nach § 22g Abs. 4 UStG muss für das erste Kalendervierteljahr 2024 erfolgen. Es wird nicht beanstandet, wenn die Übermittlung der Informationen gemäß § 22g Abs. 4 UStG für das erste Kalendervierteljahr 2024 erst bis zum 31. Juli 2024 erfolgt.“

CESOP-Maßnahmen für Banken: Dokumentation und USt-IdNr.-Überprüfung

Unter CESOP sind Banken dazu verpflichtet, bei grenzüberschreitenden Transaktionen bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören vor allem die detaillierte Dokumentation aller Transaktionen und die Überprüfung der Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) der beteiligten Parteien. Die korrekte Erfassung von Daten wie Beträgen, Währungen und Zeitpunkten ist entscheidend, um die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften sicherzustellen und mögliche Risiken zu minimieren.

USt-IdNr.-Überprüfung: Methoden und Herausforderungen

Die Überprüfung einer USt-IdNr. kann auf verschiedene Weise erfolgen. Das VAT Information Exchange System (VIES) der Europäischen Kommission bietet eine Online-Prüfungsmöglichkeit für USt-IdNrn. innerhalb der EU. Darüber hinaus können nationale Steuerbehörden Auskunft über die Gültigkeit von USt-IdNrn. geben. Allerdings sind damit auch Herausforderungen verbunden, insbesondere hinsichtlich der Echtzeit-Abfrage und der Performance des Systems der EU und der mit dem System verbundenen nationalen Datenbanken mit den USt-IdNr.-Informationen.

Das VIES-System ist kein zentraler Speicher von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) der EU, sondern nur ein „Vermittler“ zu den nationalen Systemen der einzelnen Mitgliedstaaten, die die gültigen USt-IdNrn. in Ihrem jeweiligen Staat gespeichert haben. Das führt zu folgenden Herausforderungen bei der Nutzung des VIES-Systems:

• Das VIES-System selbst bietet seinen Abfrage-Service nicht auf Basis eines Service-Level-Agreements an und kann daher nicht als zuverlässig gelten
• Die Performance des VIES-Systems ist abhängig von der Performance der angebundenen nationalen Systeme
• Eine Echtzeit-Abfrage zur Überprüfung von USt-IdNr. ist bisher nicht realisierbar, da die nationalen Systeme mit den USt-IdNrn.-Informationen häufig und zu unterschiedlichen Zeiten nicht zur Verfügung stehen
• Die Informationen, die bei einer USt-IdNr.-Überprüfung vom nationalen System zurückgegeben wird, ist abhängig vom angebundenen Mitgliedstaat und unterscheiden sich auch in der Quantität
• Überprüfungen von USt-IdNrn. im Wochenrhythmus scheinen realistisch und müssen daher in der Ausgestaltung und Definition von Prozessen auch so umgesetzt werden
• Eine Überprüfung der USt-IdNrn. im Wochenrhythmus ist durchaus ein sportliches Ziel, wenn das CESOP-Reporting jeweils am Ende des Kalendermonats erfolgen muss, der auf das Kalendervierteljahr folgt, auf das sich die Daten beziehen

Integration des VIES-Systems und Lösungsansätze

Die Integration des VIES-Systems in bankinterne Prozesse bietet eine Möglichkeit, die USt-IdNr.-Überprüfung zu automatisieren und Compliance-Risiken zu reduzieren. Unternehmen wie PROBERACOR haben sich auf solche Integrationen spezialisiert und unterstützen Banken dabei, die Anforderungen von CESOP effizient umzusetzen. Durch technische Anbindungen können manuelle Nacharbeiten minimiert und Compliance- und Risikomanagementprozesse optimiert werden.

Fazit: Effektive Compliance durch CESOP und VIES-Integration

Die CESOP-Regulierung stellt für Banken eine Herausforderung dar, die jedoch mit geeigneten Lösungsansätzen bewältigt werden kann. Die Integration des VIES-Systems bietet eine Möglichkeit, die USt-IdNr.-Überprüfung zu erleichtern und die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften (§ 22g UStG) sicherzustellen. Mit der Unterstützung des erfahrenen Dienstleisters PROBERACOR können Banken ihre Compliance-Prozesse verbessern und Risiken effektiv managen.